E-Rechnungen im Onlinehandel: Pflichten, Fristen & Tools

Jenny Egal, welches Tool ich benutze, ich muss trotzdem prüfen, dass meine Validierungsprozesse stimmen und dass ich diesen Anforderungen gerecht werde. Sonst kommt der Prüfer irgendwann und sagt "Tja, hättest du mal in die Verfahrensbeschreibung reingeguckt" oder "Hättest du dich mal nicht nur auf dein Umsonst-Tool verlassen bei der Validierung!". Das ist wichtig. Nur weil es vom Computer gelesen wird, heißt das noch nicht, dass es eine valide Rechnung ist, die da reinkommt. #: 7#

Isabell Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von "Alles top. Gerne wieder!" dem eBay Podcast rund um Handel und eCommerce. Mein Name ist Isabell Butterwegge und heute geht es um ein Thema, mit dem du dich unbedingt auskennen solltest Die elektronische Rechnung oder auch kurz E-Rechnung. Denn seit diesem Jahr ist sie verpflichtend. Aber was ist eine E-Rechnung überhaupt? Ist eine PDF-Datei auch eine E-Rechnung? Und was bedeutet das konkret für Händlerinnen und Händler? Das alles weiß zum Glück mein heutiger Gast Jenny Nittmann. Jenny ist Geschäftsführerin und Mitgründerin von Nitt & Huff aus Berlin. Und vielleicht kennst du sie sogar schon aus einer Folge von uns zu Steuern und Export. Ich freue mich, dass du heute schon wieder bei uns zu Gast bist, Jenny. #: 1#

Jenny Ich freue mich, wieder da zu sein. #: 8#

Isabell Und bevor es jetzt losgeht, direkt eine Frage an dich da draußen. Hast du das Thema E-Rechnung schon auf dem Schirm und dich damit bereits auseinandergesetzt oder tappst du da noch ein bisschen im Dunkeln? Hinterlasst uns doch dort, wo du uns gerade hörst, einen Kommentar und erzähl uns mehr davon. In Spotify ist das zum Beispiel nur ein Swipe nach oben. Jenny Steuern und Rechnungen begleiten dich ja Tag für Tag. Wenn du jetzt privat was bestellst und eine Rechnung dafür bekommst, hast du da einen Prüfblick drauf. Also schaust du dir immer an, wie gut die Rechnungen geschrieben sind, wenn du privat was bestellst? #: 9#

Jenny Ja, ganz ehrlich, mache ich tatsächlich. Und ich habe auch schon mal an jemanden geschrieben. "Hey, fyi, da fehlt was". Aber natürlich geht es bei mir nicht um Vorsteuerabzug, wie es bei anderen natürlich sein würde. Aber ja, man. Man vermischt da teilweise den professionellen Blick mit dem privaten Einkauf. #: 3#

Isabell Kann ich mir gut vorstellen. Ich habe mal ChatGPT gefragt, was eigentlich eine E-Rechnung ist und habe, gesagt "Bitte erkläre es mir für ein Kindergartenkind". Folgendes kam raus "Eine E-Rechnung ist wie ein digitaler Zettel auf dem Computer, auf dem steht, wer etwas verkauft oder gekauft hat, was es ist und wie viel Geld man dafür bezahlen muss, damit der Computer das ganz leicht verstehen kann." #: 3#

Jenny Ach, süß. #: 0#

Isabell Würdest du das so unterschreiben? #: 2#

Jenny Ich frag mal, ob meine 7-jährige das Verstehen würde. Ja, aber super High Level, könnte man sagen, das ist eine für das menschliche Auge nicht mehr lesbare Datei. Und der Computer kann das dann tatsächlich besser verstehen als wir. Genau. #: 1#

Isabell Okay, aber gehen wir mal ein bisschen mehr ins Detail. Was bedeutet das konkret? Was ist eine E-Rechnung? #: 7#

Jenny Also eine elektronische Rechnung ist im Endeffekt eine strukturierte Datei und die meisten von uns kennen eine strukturierte Datei, weil man sie XML nennt. Ein Fall, wo wir, wenn wir den aufmachen, denken. Ich habe keine Ahnung, was ich hier angucke. Ich bin kein Computer-Nerd. Ich verstehe nicht, was das ist. Und im Endeffekt ist eine E-Rechnung eine Datensammlung, die in einem bestimmten Format, in einer bestimmten Reihenfolge in dieser Datei abgebildet werden. Und genau ein Computer mit den richtigen Softwaretools kann das Ding auslesen und weiß dann, wie ChatGPT sagt, was ich bei wem eingekauft habe und wie viel ich dafür bezahlen werde oder schon bezahlt habe. Und es ist noch ganz wichtig zu sagen, es gibt bei der elektronischen Rechnung sehr, sehr viele verschiedene Formate. Und grundsätzlich ist aber so die Gemeinsamkeit aller internationalen Formate, dass die Idee, wie gesagt ist, dass die von einem System und nicht vom Menschen ausgelesen werden kann. #: 2#

Isabell Okay, das heißt nicht jede elektronische Datei ist eine E-Rechnung, wenn ich eine PDF habe oder ein PowerPoint File oder was auch immer. Das zählt alles nicht als E-Rechnung. #: 4#

Jenny Nur weil ich eine PDF als E-Mail verschicke, ist das keine E-Rechnung mehr. Und das ist ganz wichtig. Und das höre ich ganz oft, dass jemand sagt, na ja, aber ich kriege doch schon, was eingescannt ist. Bei E-Mail muss man halt sagen Nein, das ist es aber leider nicht, sondern ist schon wirklich etwas, wo wir drauf gucken und denken. Das kann ich nicht verstehen. Wie so eine Art Computersprache sieht das aus? Genau. #: 9#

Isabell Wer muss denn im E-Commerce überhaupt eine Rechnung verschicken? #: 6#

Jenny Also, wenn man jetzt auf das Thema E-Rechnungen gleich eingehen, ist ganz wichtig zu sagen In Deutschland besteht seit 1. Januar 25 eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Das heißt, ich als Leistungsempfänger beispielsweise muss, wenn mir mein Rechnungsaussteller eine elektronische Rechnung schicken möchte, muss die akzeptieren können. Ich kann leider nicht mehr insistieren und sagen Oh, sorry. Keine Ahnung, wie ich die einlesen soll. Du musst mir jetzt doch noch mal ein PDF schicken. Das geht nicht. Und das gilt auch für Kleinunternehmer. Genau. Und im E-Commerce, also wer eine Rechnung verschicken muss, ist eigentlich jemand, der über der Kleinunternehmergrenze heraus handelt. Aber bei der E-Rechnung besteht die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer, nicht bei dem Thema. Immer wieder muss ich sagen, weil ich keine Steuerberatung mache und wir nicht machen dürfen. Auf jeden Fall beim Steuerberater oder beim Finanzamt, einmal fragen bin ich im Scope. Aber was der Kleinunternehmer, auch wenn er keine normalen Papierrechnungen ausstellen muss, auf jeden Fall können muss, ist eine elektronische Rechnung empfangen. #: 2#

Isabell Also, wenn ich von einem anderen Unternehmen kaufe, nur dann ist es ja relevant für mich, dann muss ich sie auch empfangen können. Das heißt, das System, was ich brauche, um diese Rechnung auszulesen, damit mein Computer versteht, was da passiert. Das brauche ich auch als Kleinunternehmer. #: 3#

Jenny Genau. #: 7#

Isabell Und warum gibt es jetzt diese E-Rechnungspflicht überhaupt? Also für ein Format, was ich als Mensch nicht lesen kann. Warum führen wir das ein? #: 8#

Jenny Das ist eine super Frage. Das ist ein Trend. Der setzt sich seit Jahren immer weiter durch. Das hat vor vielen, vielen Jahren in Lateinamerika angefangen. Die Behörden vertrauen nicht mehr auf eine Steuererklärung, die 1, 2, 3 Monate nach dem Event eingereicht wird, wo in der Zwischenzeit schon unglaublich viel passiert und korrigiert werden kann. Und die Behörden sagen, wir möchten viel mehr Echtzeitdaten und viel mehr "Jetzt"-Informationen haben, um Steuerbetrug zu bekämpfen, um auch schneller und wesentlich intelligenter Daten auslesen zu können, statt Papiere prüfen zu müssen. Der Trend geht dahin, weniger Personal, mehr Computer werden eingesetzt und das läuft tatsächlich am besten über strukturierte Dateien. Und in Europa gibt es den Trend, dass ab 2028 bis 2030 alle Unternehmen auch für grenzüberschreitende Lieferungen Leistungen dann eine elektronische Rechnung ausstellen müssen. Und für deutsche Unternehmen gilt dann halt sukzessive Empfangspflicht und dann Ausstellungspflicht über die nächsten Jahre. #: 3#

Isabell Und löst diese E-Rechnungen dann meine normale Rechnungsstellung ab. Also muss ich dann an Privatpersonen eigentlich keine Rechnungen mehr schicken. #: 0#

Jenny Doch das E-Rechnungsthema gilt tatsächlich für Umsätze mit anderen Unternehmen. Ich kann und das ist eine Prozessfrage. Wenn ich beide Arten von Umsätzen habe, hält mich nichts davon ab, auch einer Privatperson eine E-Rechnung zu schicken. Aber die kann sie natürlich nicht wirklich einlesen, sondern es sollte, was Visualisiertes dann durchaus werden. Aber grundsätzlich ist der Rechnungsempfänger, wenn der ein Unternehmer ist, dann würde für den eine E-Rechnungspflicht gelten. #: 0#

Isabell Und du hast gerade gesagt, das Ganze ist hinsichtlich der Internationalisierung total relevant. Es macht auch Sinn, das einheitlich einzuführen. Das heißt aber auch, dass andere EU-Länder das genauso einführen. #: 0#

Jenny Schön wärs. Es gibt leider einen Flickenteppich. Wir haben Länder wie Belgien, die sind seit 1. Januar diesen Jahres mit der E-Rechnungspflicht live. Die haben ganz andere Art, die Rechnung zu verschicken. Die machen das über ein sogenanntes Peppol Netzwerk. Polen hat das verpflichtend seit 1. Februar eingeführt. Dort gibt es genauso wie in Italien ein sogenanntes fünf Corner Modell. Da musst du deine Ausgangsrechnung erst mal an die Behörde schicken. Die validieren das Ding, machen da sozusagen eine Nummer drauf, die sie vergeben und dann kann dein Kunde sich die Rechnung abholen gehen. Die wird vor validiert. In Deutschland ist das ein bisschen anders. Leider hat jedes Land so sein eigenes lokales System erfunden und entwickelt, je nachdem, was für sie passt. Wie Sie auf die Daten am besten vertrauen, würde ich sagen. Wenn man Standorte außerhalb Deutschlands hat, kann das durchaus interessant werden zu gucken, was muss ich denn lokal wie abbilden können? Und kann noch so ein bisschen, wie gesagt so Flickenteppich mäßig sich erst mal anfühlen. #: 1#

Isabell Das heißt, dass ich auch das OSS-Verfahren dann ein bisschen ändern wird, wenn ich alles in jedem Land anders machen muss Richtung der Umsatzsteuer. Oder hat das damit gar nichts zu tun? #: 0#

Jenny Ist eine Frage, mit der ich mich noch nicht beschäftigt habe. Gefühlt erst mal damit nichts zu tun, weil ich ja an andere Unternehmer eine E-Rechnung ausstellen muss Und momentan gilt das nur innerhalb eines Landes. Das heißt, wenn ich im Ausland eine Niederlassung habe, kann ich auch das Verfahren gar nicht mehr anwenden. Von daher ist das erst mal außen vor. Es wird spannend, wenn wir dann nach 2028 bzw. 2030 innerhalb der EU alles an andere Unternehmer über eine E-Rechnung abrechnen müssen. Aber das ist ja erst mal noch Zukunftsmusik. #: 6#

Isabell Sprechen wir dann noch mal genau. #: 8#

Jenny Das würde ich natürlich sehr gerne tun. #: 0#

Isabell Wir hatten im Vorgespräch schon mal über die Formate gesprochen in Deutschland. Ich hatte mir notiert, es gibt zwei erlaubte Formate Einmal ZUGFeRD und die XRechnung. Ich hoffe, ich habe jetzt beides richtig ausgesprochen. #: 9#

Jenny Fantastisch. #: 7#

Isabell Was ist denn der Unterschied? Und warum gibt es jetzt zwei Formate und nicht einfach eine? #: 4#

Jenny Ja, das ist toll. Ja, also man hat so ein bisschen der Historie hier Rechnung getragen, im wahrsten Sinne des Wortes. Es gibt für den Rechnungsversand an Behörden gibt es ja schon eine elektronische Rechnungspflicht. Und die hatten schon Standardformate, die man in dem Bereich schon verwendet hat. Und man hat jetzt hier die Formate ausgeweitet, dass man die auch im unternehmerischen Bereich verschickt und ZUGFeRD. Das ist nichts anderes als eine PDF-Datei, aber nicht stolpern über eine normale PDF-Datei. In der PDF-Datei ist halt diese XML-Datei, also diese Computerdatei und computerlesbare Datei eingebettet. Eine ZUGFeRD-Rechnung hat ganz einfach den Vorteil, dass sie ziemlich augenfreundlich ist für den Menschen, der da in der Buchhaltung sitzt und dieses Ding verbuchen muss. Man muss aber trotzdem darauf achten, dass man inhaltlich sich mit der XML-Datei beschäftigt und nicht einfach das Buch, was auf der PDF ist. Also es ist ein Hybrid-Format, wenn man es zusammenfassen will, wo eine XML-Datei drin ist und eine XRechnung ist tatsächlich ein XML fail, eine Datei, die ohne die Visualisierung verschickt wird und die im Endeffekt dann, wenn man es für seine Buchhaltung braucht, am Empfänger-Ende sozusagen einmal umgewandelt werden müsste, damit man noch mal so tun kann, als hätte man so eine alte PDF-Rechnung bekommen. #: 1#

Isabell Es wird ja gerade sehr, sehr technisch. Brauche ich eine neue Software dafür oder werden einfach existierende Softwarelösungen umgestellt? Hast du da schon Insights aus dem Markt, die du teilen kannst? #: 0#

Jenny Das ist eine sehr interessante Frage. Die großen Anbieter, so DATEV, das kennt man ja aus seiner eigenen Buchhaltung. Die haben teilweise schon Lösungen, die aber vielleicht noch nicht hundertprozentig auf den Händler, die Händlerin passen. Und da wird im Hintergrund viel getüftelt, damit die beispielsweise Bestellnummern abbilden können. Vielleicht hole ich einmal aus Eine Papierrechnung, die hat ungefähr 18 bis 20 Datenpunkte, die müssen da drauf sein. So eine E-Rechnung kann bis zu 164 Datenpunkte in Deutschland haben, aber Mitte 40 sind Pflicht. In so einer XML-Datei ist viel mehr drin als auf so einem Papier-Ding. Und da müssen natürlich die Anbieter, die vielleicht auch das ERP-System, also das Buchhaltungssystem anbieten, da gibt es ja die Großen. Da gibt es SAP, Oracle, aber viele kleine, auch APplus die gucken gerade, wie können wir das für unsere Kunden umsetzen und was kann ich da anbieten? Also der Markt bewegt sich ganz doll. Und das ist, glaube ich so ein kleiner Tipp, den ich geben würde. Ihr müsst vielleicht erst nächstes Jahr eine Rechnung ausstellen, aber guckt trotzdem schon mal was müssen eure Systeme abbilden können, je nachdem, was ihr wo handelt und wie? #: 0#

Isabell Na ja, wenn ich sie seit dem 1. Januar 2025 schon empfangen muss, dann brauche ich ja jetzt schon eigentlich irgendwas, das es lesen oder empfangen kann, oder? #: 7#

Jenny Also da gibt es richtig coole, auch ich sag mal Umsonst-Tools schon am Markt, die man gerade für kleine Händler, die unter Umständen so eine Rechnung jetzt schon kriegen, die man da nutzen kann. Es gibt Visualisierungssoftware, die wird umsonst angeboten. Aber wie gesagt, die weitverbreiteten Softwareanbieter, die mit kleinen mittelständischen Unternehmen arbeiten, die, die bieten sowas normalerweise auch an. Also es gibt Software Tools, die können so eine XML-Datei einfach in eine PDF-Datei umwandeln, dann kann man sich das Ding angucken und verbuchen. Meine Vorhersage ist das je näher wir an den 01.01.27 kommen, wo dann große Unternehmen ab 800.000 € E-Rechnungen ausstellen müssen, umso mehr verbreitet wird das auch werden, dass die großen Unternehmer anfangen, so ein Teil rauszuschicken, weil es sich für sie lohnt. Eine E-Rechnung sollte eigentlich die ausgestellte Rechnung günstiger pro Stück machen. Das sollte es erlauben, dass sie schneller gebucht und ultimativ schneller bezahlt werden können. Bedeutet natürlich für den Rechnungsempfänger, dass er bei sich auch Dinge ändern muss. Und am besten einfach mal gucken, was kann meine Bestandssoftware, wenn ich jetzt noch nicht so viele Rechnungen habe, ich kriege vielleicht weiß ich nicht zehn im Jahr, dann kann ich so ein Tool auch nutzen oder einfach mal gucken, was kann denn mein mein Steuerberater, wie kann der das visualisieren? #: 8#

Isabell Okay, also du sagst, wenn ich gerade noch warten kann, dann würdest du auch sagen, lieber noch ein paar Monate warten, bevor ich da jetzt schon Invest frühzeitig tätige. #: 8#

Jenny Ich würde mir wirklich einen Überblick verschaffen wollen Was muss ich eigentlich machen? Ab wann muss ich umsetzen? Kriege ich denn jetzt vielleicht schon eine E-Rechnung? Und einfach schauen, was passt für mich? Und manchmal ist eine sogenannte Low-Tech-Lösung am Anfang auch genau richtig. Das ist ein Thema, das verändert sich ja auch. Da gibt es leider aus meiner Sicht zu wenig Kommunikation von den Behörden. Auch viele Steuerberater, muss man sagen, sind skeptisch. Was passiert denn dann mit den Daten? Und warum brauchen wir das überhaupt? Und ich glaube, deswegen erstmal sukzessive anfangen, so ein paar Begrifflichkeiten zu lernen. Das ist eine XRechnung. Was ist ZUGFeRD? Ab wann muss ich denn eine E-Rechnung ausstellen können? Kriege ich schon was rein? Und sich mit dem Gedanken auseinandersetzen Was muss ich denn dafür tun, dass meine Rechnung, die ich raus schicke, irgendwann noch von meinen Kunden bezahlt werden? Und unterm Strich geht es nachher um meine Umsätze und um meinen Cashflow. Und da würde ich allen mit auf den Weg geben. Denkt dran, 20 Datenpunkte auf der Papierrechnung. Und irgendwann mindestens Mitte 40 in so einer XML-Datei. Und dann einfach gucken ab wann? Und habe ich alle Datenpunkte, die ich für so eine Rechnung brauche? Kann ich jetzt schon visualisieren. Einfach ein bisschen Softie Softie in das Thema einsteigen, damit man nicht nachher irgendwie am 31. Dezember 27 oder 28 denkt Oh Gott, ich habe gar nichts gemacht, jetzt kann ich keine Rechnung schicken. #: 4#

Isabell Ja, ich fasse mal kurz zusammen, weil wir gerade schon eine ganze Menge Inhalt besprochen haben. Es ist total gut, aber es ist auch ein sehr, sehr komplexes Thema. Also seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmerinnen und Unternehmer eine elektronische Rechnung empfangen können. In Deutschland gibt es zwei erlaubte Formate. Einmal ZUGFeRD und die XRechnung. Es kann in jedem EU-Land leider auch anders aussehen. Deswegen, wenn ich international Handle auch noch mal lokal mich schlau machen, was genau da erforderlich wird und auch ab wann. Und jetzt gibt es schon ein paar kostenlose Softwarelösungen, die mir zumindest beim Empfang von E-Rechnungen helfen können. Ab nächstem Jahr muss ich dann auch Rechnungen, also E-Rechnungen verschicken und. #: 4#

Jenny Wenn ich über einer bestimmten Umsatzgrenze bin. Wenn ich da einsteigen kann, sind 800.000 € und ab 1. Januar 28 gilt das dann tatsächlich für die meisten Unternehmer/ Kleinunternehmer. Die müssen aber weiterhin empfangen können. #: 8#

Isabell Kleinunternehmer generell keine E-Rechnungen ausschließlich empfangen und ansonsten gibt es nur diese beiden, ich nenne es jetzt mal Deadlines für die Unternehmensgrößen. #: 5#

Jenny Genau. Super zusammengefasst. #: 9#

Isabell Wollte gerade sagen ist ja vielleicht doch nicht so kompliziert. Jenny, seitdem du das letzte Mal bei uns im Podcast warst, haben wir eine neue Rubrik eingeführt. Die heißt "Gerne nie wieder!". Ich weiß nicht, ob du die vielleicht in einer der jüngeren Folgen schon gehört hast. Das würde ich heute auch gern mal von dir hören. Dafür habe ich dir auch eine Frage mitgebracht. Also sag doch mal gerne, dass möchtest du nie wieder beim Thema E-Rechnung hören. #: 6#

Jenny Ja, tatsächlich, die Worte. Aber meine PDF ist doch schon eine E-Rechnung. Ja, die kommt doch schon per E-Mail. Und was ich wirklich sagen würde, ist, ich habe in meiner Zeit, seit es um das E-Rechnungs-Thema nicht nur in Deutschland geht, sehr viele Technologie-Tools auch testen dürfen und anschauen dürfen. Und ich würde auf jeden Fall gerne darauf verzichten, dass mir Anbieter wirklich alles versprechen, dass dieses Tool kann, inklusive weiß ich nicht Ein drei Gänge Menü kochen. Also wirklich darauf vertrauen, dass das Tool alles kann. Also nicht blind darauf los kaufen und vertrauen, was der Technologieanbieter verspricht, sondern wirklich auf Herz und Nieren für mein Business testen. #: 9#

Isabell Alle Händlerinnen und Händler müssen also eine E-Rechnung empfangen können. Was mache ich denn jetzt, wenn ich so eine Datei erhalte? Weil lesen kann ich sie nicht. #: 5#

Jenny Genau das ist ein super Punkt. Idealerweise benutzt der Empfänger die Empfängerinnen ein Tool, die zumindest das Format validieren kann. Es gibt seit dem 15. Oktober letzten Jahres ein Schreiben vom BMF, vom Bundesministerium für Finanzen, in dem sich das BMF sehr detailliert zu den sogenannten Validierungspflichten äußert. Also für den Rechnungsempfänger ändert sich, wie sie so eine E-Rechnung bewerten müssen. Und es fällt jetzt nicht mehr nur auf den Inhalt, sondern auch auf das Format. Ein Augenmerk also. Der Fiskus möchte gerne, dass der Rechnungsempfänger beispielsweise prüft, dass das richtige Format angewendet wurde XRechnung oder ZUGFeRD. Und hinter diesem Format stehen halt bestimmte Datenpunkte und Beziehungen dieser Datenpunkte. Und so ein Validierungs-Tool muss zumindest sagen können Diese Eingangsrechnung entspricht dem E-Rechnungsformat. Das ist super, dann haben wir den ersten Validierungsfunktion erklärt. Die zweite Anforderung ist, dass sogenannte Geschäftsregeln geprüft werden. Da muss man dann gucken, ist inhaltlich eigentlich alles sauber? Also beispielsweise, wenn ich eine Dienstleistung eingekauft habe, die umsatzsteuerpflichtig ist und wo auf der alten Rechnung dann 19 % Standard für den deutschen Umsatzsteuersatz stand, ist da Umsatzsteuer drauf oder wurde da irgendwie ein Datenpunkt vergessen, der eigentlich verpflichtend ist? Und dann muss man natürlich auch noch prüfen habe ich alle anderen Informationen, die ich brauche, um die Rechnung buchen zu können? Es gibt Leute, die brauchen wie gesagt eine Bestellnummer drauf. Die brauchen Kontaktnamen. Die gucken auch habe ich eine gute Leistungsbeschreibung, dass ich weiß, an welche Kostenstelle das zu buchen ist. Also ich kann eine Abendlektüre wirklich dieses BMF-Schreiben empfehlen. Ich finde das ganz spannend zu wissen, dass man sich nicht jetzt komplett auf die Technologie verlassen kann und sollte. Die, wo man dann sagt "Oh, die validiert ja alles für mich. Dann habe ich das ja sozusagen im Schlaf buchen lassen" und kann das alles im Hintergrund laufen lassen, sondern es gibt ganz klare Ansprüche und Anforderungen beim Prüfen der Eingangsrechnung, wo ich zusätzlich auf diesen Technologie-Format nach Augenmerk auf Inhalt und Form sozusagen setzen muss. Und das ist, glaube ich, für viele Leute war zumindest für mich auch noch mal so ein "Aha Moment" zu sagen Aha. Egal, welches Tool ich benutze, ich muss trotzdem prüfen, dass meine Validierungsprozesse stimmen und dass ich diesen Anforderungen gerecht werde". Sonst kommt der Prüfer irgendwann und sagt. "Tja, hättest du mal in die Verfahrensbeschreibung reingeguckt" oder "hättest du dich mal nicht nur auf dein Umsonst-Tool verlassen bei der Validierung". Das ist ganz wichtig. Nur weil es irgendwie vom Computer gelesen wird, heißt das noch nicht, dass das eine valide Rechnung ist, die da reinkommt. #: 6#

Isabell Ich habe gerade auch total den "Aha Moment", weil ich ganz blauäugig dachte, klar, wenn ich eine Rechnung bekomme, muss ich die einfach nur bezahlen. Aber die muss natürlich auch vernünftig verbucht werden etc. #: 1#

Jenny Und vor allem da geht es auch wieder um Vorsteuerabzug. Ich sollte eigentlich erst mal mit dem Steuerberater klären, aber ich muss ja wissen, dass die Rechnung inhaltlich und formal richtig ist, dass sie ordentlich ist, heißt es im Text. Und da muss ich eben wirklich sagen, da kann man sich noch nicht hundertprozentig auf die Technologie oder sollte man sich auch nicht auf die Technologie verlassen. Wenn man mit einem Technologieanbieter zusammenarbeitet, da wirklich gucken, wie weit validiert der Anbieter was und wo fängt dann meine Verantwortung an? Und das gilt ja auch dann zukünftig für Ausgangsrechnungen, wenn ich möchte, dass mein Rechnungsempfänger meine elektronische Ausgangsrechnung prüft und validiert und die gleich beim ersten Mal akzeptieren kann und nicht ablehnt und ich das Ganze nochmal losschicken muss, dann muss ich auch dafür sorgen, dass meine Ausgangsrechnung diesen Validierungsansprüchen standhält und ich somit natürlich dann schneller bezahlt werde. #: 0#

Isabell Und was mache ich, wenn die Rechnung nicht ordentlich ist? #: 6#

Jenny Vielleicht kriegt ihr dann von eurem Kunden, der vielleicht so ein Validierungstool benutzt, einfach eine Ablehnung. Und dann müsste die tatsächlich noch mal neu gemacht werden, die Rechnung noch mal neu ausgestellt werden, noch mal losgeschickt werden. Also der Prozess wäre sehr, sehr ähnlich dem jetzigen Prozess. Wenn ihr eine Eingangsrechnung bekommt, wo ihr sagt "Nee, also mein Validierungs Tool lehnt die ab", dann lehnt ihr die ab. Und dann würdet ihr mit eurem Steuerberater zusammen oder eurer Buchhaltung daneben? Da jetzt noch nichts in den Vorsteuerabzug bringen an der Stelle. #: 9#

Isabell Ich merke schon, dass ich wahrscheinlich auch nie wieder blind auf eine Rechnung gucken kann. Jenny Stichwort "Aufbewahrung", wenn ich mich nicht irre, muss ich als Unternehmen doch Rechnungen in Papierform bis zu zehn Jahren aufheben und archivieren. Wie sieht das denn jetzt mit den E-Rechnungen aus? #: 6#

Jenny Genau das ist ein sehr, sehr guter Punkt. Die muss ich auch so lange aufbewahren. Die müssen aber dann auch wirklich in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden. Das heißt, wenn ich so eine XML-Datei kriege, so eine XRechnung, muss ich die in dem Format aufbewahren. ZUGFeRD muss ich in dem Format aufbewahren. Wenn ich mir eine XRechnung über ein externes Tool visualisieren lasse, kann ich das mit dazu aufbewahren. Das ist nicht schlecht, aber das Wichtigste ist, dass diese ursprüngliche Datei abgelegt wird und da auf jeden Fall auch mit den Softwareanbietern oder mit dem Steuerberater sprechen, was hier am besten passt. Wo ich das ablege, wie ich das ablege. Da gibt es dann auch entsprechend Lösungen von den ERP-Anbietern bzw. von denen von den Technologieanbietern. Aber in jedem Fall nicht die Datei in den virtuellen Papierkorb stopfen und nur die visualisierte PDF-Datei aufbewahren, sondern tatsächlich immer daran denken, was reingekommen ist an Format, sollte ich auch ablegen. Genau. #: 8#

Isabell Auch zehn Jahre. #: 7#

Jenny Lang. Genau. #: 5#

Isabell Wow. Okay, ich hatte mich auch intern noch mal ein bisschen schlau gemacht, was denn eBay jetzt eigentlich macht. Ich bin ja selbst keine Rechnungsexpertin, offensichtlich. Wir wollten aber gerne in dieser Folge natürlich auch noch mal mitgeben, was das jetzt eigentlich für eBay bedeutet. Deswegen hier der kleine Einschub dazu. Wir werden die E-Rechnung bis zum spätestens 1. Januar 2027 einführen. Tendenziell sogar einige Wochen davor, damit wir einfach ein bisschen Puffer haben. Es wird keine ZUGFeRD-Rechnung bei uns geben, sondern die XRechnung. Und die werden dann im Verkäufer Cockpit Pro zur Verfügung gestellt. Wir werden keine E-mails dazu verschicken und die PDF-Dateien und CSV Dateien werden auch weiterhin im Verkäufer Cockpit Pro zur Verfügung gestellt. So wird es dann bei uns aussehen. Und jetzt abschließend noch Richtung Handlungsempfehlung für unsere Händlerinnen und Händler. Du hast jetzt in den letzten Minuten schon einiges geteilt. Aber vielleicht können wir noch mal konkret zusammenfassen, was Händlerinnen und Händler jetzt schon machen sollten und was du dann quasi für Ende des Jahres empfiehlst. #: 6#

Jenny Also auf jeden Fall ein Tool haben, was Eingangsrechnungen, wenn euch jemand schon so eine E-Rechnung schickt, das Eingangsrechnungen prüfen kann. Ich würde mich auf jeden Fall mit meinem eigenen Unternehmen beschäftigen und mal prüfen, ab wann muss ich eigentlich eine E-Rechnung ausstellen? #: 3#

Isabell Ab 2027 oder 28? #: 5#

Jenny Genau. Was ist meine Deadline? Und mich darauf vorbereiten, dass wenn 2027 kommt, dass auf jeden Fall größere Unternehmen hier durchaus schon in der Verpflichtung sind, mir eine E-Rechnung zu stellen. Das kann ich nicht auch der Handyanbieter sein, der dann ab 1. Januar vielleicht fürs Business schon eine E-Rechnung ausstellt. Dann würde ich einfach mal so ein bisschen gucken, was macht denn der ERP oder Softwareanbieter meines Vertrauens da jetzt auf dem Gebiet schon? Ich würde mich mal austauschen, was andere so machen. Ich finde so ein Erfahrungsaustausch zu dem Thema immer sehr hilfreich. Ich würde auf jeden Fall gucken, brauche ich eine Lösung außerhalb meines ERP-Systems? Vielleicht, wenn ich ein bisschen größer bin, brauche ich eine Lösung innerhalb vom ERP-System. Gibt es die schon. Passt die auf mich und auf mein Business? Das ist auch immer wichtig, dass man sich nicht irgendwas auf stulpen lässt. #: 3#

Isabell Kann ein Steuerberater bei diesen ganzen Fragen, die du gerade nennst, helfen. Oder ist es eher was, was ich wirklich intern mit meinem ERP-System dann auch klären müsste? #: 4#

Jenny Ich würde sagen, im Tandem ist das wirklich das. Die E-Rechnung ist nicht ein Ding, das ist ein Prozess. Und der trifft auf ganz viele Einzelprozesse im Unternehmen. Also da passiert ganz, ganz viel auf Prozessebene und auch auf der Ebene der Mitarbeitenden, die ja auch bei dem Thema irgendwie mal einsteigen müssen und die ich mitnehmen muss. Weil ich sage immer Angela in der Buchhaltung, die muss ja auch wissen, was sie da sieht, wenn sie da plötzlich so eine XML-Datei empfängt und was sie dann machen muss und ja nicht bis zum letzten Drücker warten. Würde ich sagen. #: 4#

Isabell Das ist ein sehr, sehr schönes Abschlusswort. Vielen, vielen Dank, Jenny. Ich habe unglaublich viel über Rechnungen gelernt. Es hat sehr, sehr viel Spaß gemacht. Ich glaube, das wichtigste Learning für heute. Eine E-Rechnung ist keine PDF. Ich nehme deinen Satz gerne noch mal auf. Danke, dass du da warst. Und ja, ich freue mich dann, wenn mir Ende des Jahres spätestens noch mal zusammenkommen, um dann über die Einführung zu sprechen. #: 2#

Jenny Fantastisch. Vielen Dank, dass ich hier sein konnte. #: 6#